Il 22 luglio entra in vigore il nuovo Regolamento missioni nel testo approvato dagli organi e condiviso con rappresentanti degli studenti e dei docenti.
Dalla stessa data le missioni possono essere aperte solo attraverso la nuova piattaforma dedicata del CINECA "U-Web missioni", mentre quelle già aperte nel precedente applicativo SISSA possono essere chiuse solo attraverso lo stesso.
Viene introdotta anche la modalità digitale per la trasmissione dei giustificativi di spesa (ad eccezione di quelli relativi a missioni effettuate in Paesi nella black list, che dovranno essere consegnati in originale).
Solo nella fase di avvio di "U-Web missioni", per tutte le missioni concluse entro il 31.12.2024, è necessario che ogni utente conservi la documentazione originale cartacea per un periodo di 6 mesi.
Il Regolamento missioni è pubblicato sulle pagine dei Regolamenti della SISSA, su quella dell’Ufficio Segreterie scientifiche e reperibile anche su SISSA Web Services, sotto Missioni cliccando su "Rules".
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Il file del Regolamento missioni è allegato al termine della pagina
Per aprire/chiudere una nuova missione visita la nuova piattaforma dedicata del CINECA U-Web missioni
Per chiudere una missione aperta prima del 22 luglio 2024 visita la vecchia piattaforma
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FAQ
- APERTURA MISSIONE
Compila la richiesta di missione e inviala al più tardi 10 giorni prima della data di partenza.
Il vincolo dei 10 giorni è ridotto a 2 nel caso di missioni per Conduzione di esperimenti su soggetti volontari e Direttore/Segretario Generale e loro delegati
Se non vi è certezza circa la completa copertura di costi di missione da parte di un ente terzo, va inserita una stima delle spese.
- FONDI a copertura dei costi della missione
Dopo aver calcolato le spese per la missione, se sei un allievo, altro borsista, collaboratore o personale di ricerca, chiedi al tuo docente di riferimento quale fondo o progetto indicare a copertura del costo della missione.
Come apro una missione su fondi di progetto?
in sede di apertura missione seleziona il nome del responsabile del progetto (PI) e, se lo sai, nelle note specifica il numero o l'acronimo che lo individua; il PI selezionato verrà contattato automaticamente e potrà indicare il progetto al quale andrà imputato il costo della missione.
- ECONOMICITA' - VIAGGIO
Devi presentare l’economicità se il tuo viaggio si discosta dal viaggio standard perché parti o rientri in un luogo diverso da Trieste (o dalla tua sede di lavoro se non è Trieste ) o perché parti o rientri in giorni diversi da quelli strettamente necessari al compimento della tua attività di missione.
Viaggio standard: partenza/Rientro a Trieste (o aeroporti vicini) o dalla sede di lavoro se diversa da Trieste; partenza/rientro un giorno prima/dopo l’inizio/fine dell’attività svolta in missione a meno che la durata del viaggio renda necessaria un’estensione della decorrenza.
come dimostro l'economicità?
Dimostri l'economicità allegando alla richiesta di apertura missione lo screenshot di una ricerca effettuata ad hoc (ad esempio su Skyscanner o Trenitalia) inserendo i dati utili ad attestare il costo del viaggio “standard”.
Esempio: parto da Milano (con motivazione) per andare a un seminario a Londra il giorno 25 agosto (il seminario inizia il 26) e allego la schermata dei voli da Trieste (luogo di partenza standard) a Londra il giorno 25 agosto. Secondo esempio: parto da Trieste il 23 (il seminario inizia sempre il 25), faccio la schermata dei voli /treni del giorno 24 (partenza del viaggio standard). Non servono altre schermate.
Se il costo del viaggio effettuato è superiore all’importo del preventivo del viaggio standard, verrai rimborsato fino al limite indicato nel preventivo.
La copertura assicurativa e tutte le spese relative agli ulteriori giorni di permanenza sono a tuo carico
- QUOTE DI ISCRIZIONE PER CONVEGNI IN ITALIA
Se devi recarti in missione in Italia ed è previsto il pagamento della quota d'iscrizione a un evento, invia una mail per avvisare l'Ufficio competente almeno 7 giorni lavorativi prima della data di scadenza del pagamento. In tal modo gli uffici possono verificare se l’Ente che organizza l’evento emette fattura elettronica e dunque il pagamento può essere effettuato direttamente dalla SISSA, oppure no
- INTERRUZIONE/SOSPENSIONE DI MISSIONE - Come posso inserirla?
Aggiungi una destinazione per ogni interruzione/sospensione e ripresa durante la missione indicando sempre lo stesso luogo.
Esempio: missione a Milano con partenza l’1/1, ritorno il 10/1 e sospensione il 9/1.- Destinazione 1#Milano con durata dal 1/1 all’8/1
- Destinazione 2#Milano con data 9/1 (specificare l’orario di fine – 23:59) flaggando la sospensione
- Destinazione 3#Milano con data 10/1.
- MISSIONE SU 2 FONDI - Come posso inserirla?
Devi aprire aprire due missioni distinte flaggando il campo "Missione cofinanziata" su ciascuna missione. È possibile creare due missioni identiche attraverso il tasto "Duplica".
- CONTRIBUTO 1.000 EURO PER GLI ALLIEVI PHD DEL III E IV ANNO - quando e come posso usarlo?
Il contributo una tantum ammontante a 1.000 euro è utilizzabile per esigenze di formazione e per la creazione di una rete di contatti per il successivo collocamento.
Puoi richiedere il Contributo nel form di apertura missione come spiegato di seguito:
1) Se la missione grava tutta sul Contributo ultimi anni:
- Seleziona "missione senza spese";
- Scrivi nelle "note" che vuoi usare il Contributo e specifica l’ammontare previsto solo su questo fondo;
- Contatta click to show email per ricevere il form che deve essere compilato una volta finita la missione con le spese sostenute.
2) Se la missione grava sul Contributo+ un altro fondo:
- Seleziona l’altro fondo che dovrai usare per la missione (propria struttura o progetto);
- Seleziona “Elenco spese sostenute”;
- Scrivi nelle “note” che vuoi usare il Contributo e specifica l’ammontare previsto solo su questo fondo;
- Su “spese a preventivo” elenca solo le spese previste che graveranno sull’altro fondo (propria struttura o progetto);
- Contatta click to show email per ricevere il form che deve essere compilato una volta finita la missione con le spese sostenute e che gravano solo sul Contributo.- ALLOGGIO
I documenti attestanti la spesa per il pernottamento possono includere anche la prima colazione, la mezza pensione o la pensione completa.
Nel caso in cui il costo della prima colazione non sia incluso nel pernottamento ne è ammesso il rimborso, che concorre al raggiungimento del limite previsto per le spese di vitto.
- BIGLIETTI DI VIAGGIO pagati direttamente dalla SISSA
Se devi recarti in missione - e non sei un collaboratore esterno e non intendi usare il contributo per gli allievi di PhD del III e IV anno per la spesa del viaggio- puoi chiedere alla SISSA la prenotazione e il pagamento del viaggio di importo superiore a 200 €.
- CARNET DI BIGLIETTI
Se acquisti un carnet di biglietti per il bus/metro o altro mezzo ordinario, ti verranno rimborsati soltanto i biglietti convalidati a meno che non ne sia dimostrata l’economicità rispetto all’acquisto di biglietti individuali.
- MEZZO PROPRIO
Se in sede di apertura missione ti è stato autorizzato l’uso del mezzo proprio, ti verrà corrisposta un’indennità chilometrica commisurata ad un quinto del costo di un litro della benzina senza piombo in Italia. È possibile chiedere in alternativa il rimborso degli scontrini relativi all’acquisto della benzina qualora più economici rispetto al rimborso chilometrico.
Il pedaggio autostradale può essere rimborsato su presentazione della singola ricevuta oppure dell’estratto conto Telepass.
La vignetta slovena, austriaca o di altri Paesi, può essere rimborsata su presentazione della ricevuta.- AUTOMOBILE SISSA
Per chiedere l’autorizzazione all’uso scrivere a: click to show email.
È rimborsabile il costo del pieno di carburante. Il pedaggio autostradale e il parcheggio possono essere rimborsati su presentazione della ricevuta.- MEZZI DI TRASPORTO STRAORDINARI
Devi motivare espressamente l'uso dei mezzi straordinari. Esso deve rispondere ad esempio ad una delle seguenti condizioni/criteri,
a. economicità (minor costo o medesimo costo complessivo dimostrato in fase di richiesta di autorizzazione della missione):
i) rispetto all’uso di mezzi ordinari;
ii) rispetto al costo globale della missione in termini di risparmio nel pernottamento e/o vitto;b. indisponibilità comprovata di mezzi ordinari;
c. destinazioni con scarsi servizi di trasporto pubblico, o collegate in modo non agevole in relazione alla durata del tragitto o al numero di mezzi pubblici da utilizzare;
e. particolari esigenze legate a condizioni di salute certificate da medico/struttura sanitaria; particolari esigenze orarie legate allo svolgimento del servizio;
f. trasporto di materiali e strumenti indispensabili per l’espletamento della missione, che non possono essere spediti (anche per questioni di economicità), né trasportati mediante mezzi di trasporto ordinari;
g. trasferimenti notturni per viaggi che iniziano o terminano dalle ore 22:00 alle ore 6:00
- SPESE NON RIMBORSABILI - Esempi
Esempi di spese non rimborsabili
a. multe e penali;
b. servizi alberghieri extra (es. frigo bar);
c. deposito bagagli;
e. commissioni di carta di credito;
f. spese per check-in effettuati in aeroporto;
g. spese per bagagli aggiuntivi (oltre al primo in stiva), fatta salva la preventiva autorizzazione;
h. spese per il superamento dei limiti della franchigia bagaglio;
i. spese per eventi conviviali al di fuori dei pasti;ogni altra spesa non strettamente riferibile alla missione.
- MISSIONI ALL'ESTERO
AUMENTO DELLA BORSA DI PHD - quando posso chiederlo?
Puoi chiedere l'aumento della borsa di PhD se sei un allievo di PhD della SISSA che deve recarsi in missione all'estero per almeno 14 giorni segnalandolo esplicitamente nel modulo di apertura della missione.
Puoi richiederlo:
1) Se la missione ha solo aumento borsa senza altre spese ammissibili:
- Seleziona “missione senza spese”;
- Scrivi nelle “note” che richiedi l’aumento della borsa;
- Contatta click to show email per avviare l’iter di approvazione agli organi di Area.
2) Se la missione ha altre spese (viaggio, visto, assicurazione):
- Seleziona il fondo che dovrai usare per queste spese;
- Scrivi nelle “note” che richiedi l’aumento della borsa;
- Su “spese a preventivo” elenca le spese previste;
- Contatta click to show email per avviare l’iter di approvazione agli organi di Area.- ERASMUS+TIROCINI
Apri la missione compilando il modulo on line per il periodo di tirocinio/ricerca all’estero anche qualora tu sia vincitore di una borsa Erasmus+.
Per ulteriori informazioni contatta la Segreteria Didattica e Allievi
- TRATTAMENTO ALTERNATIVO DI MISSIONE (RIMBORSO FORFETTARIO)
La quota giornaliera rimborsata è esente da tassazione fino al limite di 77,47 euro/giorno; la parte eccedente tale limite concorre alla formazione del reddito imponibile.
- QUOTA FORFETTARIA PER LE SOLE SPESE DI VITTO
Puoi chiedere, a titolo rimborso per le sole spese di vitto, la corresponsione di una quota forfettaria pari all’80% dell’importo di competenza di cui all’Allegato A del Regolamento missioni, punto 3.ii.
Per aprire missione con questa opzione:
- Seleziona il fondo da usare per la missione (propria struttura o progetto);
- Seleziona la tipologia di missione “Elenco spese sostenute” (Piè di lista);
- Scrivi nelle “note” che chiedi la quota forfettaria solo pasti e specifica l’ammontare previsto calcolandolo in base a quanto indicato nell' Allegato A del Regolamento, punto 3.ii.- MISSIONI ALL'ESTERO IN ZONE A RISCHIO
Se ti rechi in missione all’estero in zone a rischio geo-politico e socio sanitario, nella fase di preparazione del viaggio, sei invitato a consultare le Linee Guida per la sicurezza delle missioni all’estero in zone a rischio geo-politico e socio-sanitario del personale delle Università pubblicato dalla CRUI e dal CUCS (Sicurezza nelle missioni all’estero: le Linee guida - CRUI - Conferenza dei Rettori delle Università italiane) ed a fare riferimento al sito del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale (MAECI) Viaggiare Sicuri.
- CHIUSURA MISSIONE
Devi compilare il modulo on line di chiusura missione aver concluso ogni missione, anche se non chiedi alcun rimborso alla SISSA.
In sede di chiusura di una missione con spese pagate direttamente dalla SISSA (per es. biglietto aereo, “registration fee”) è necessario inserire le stesse nell’elenco delle spese.
Che date devo inserire per la documentazione allegata?
Devi indicare la data di fruizione del servizio
Esempio : devi inserire la data in cui hai viaggiato/volato e non la data di acquisto del biglietto di viaggio.
DIGITALIZZAZIONE Giustificativi di spesa
Scansiona tutti i documenti necessari al rimborso; per le missioni effettuate nei Paesi elencati nella black list come definita dall’Agenzia delle Entrate e reperibile sul sito Lista UE delle giurisdizioni non cooperative a fini fiscali - Consilium (europa.eu) è necessario consegnare anche i documenti originali cartacei.
Scansiona e salva i documenti analogici giustificativi della spesa in formato PDF/A, JPG, JPEG, PNG, TIFF e caricali nella procedura informatizzata.
ATTESTATO DI PRESENZA – per allievi, altri borsisti, personale di ricerca
In caso di partecipazione a convegni/scuole/workshop/altri eventi è necessario allegare in sede di chiusura della missione l’attestato di presenza o, in caso di collaborazione scientifica, una dichiarazione del docente di riferimento in loco per il periodo delle attività o una dichiarazione del proprio docente di riferimento in SISSA.
- MISSIONI NON EFFETTUATE - Annullamento
Se non sono state sostenute spese prima della partenza sarà sufficiente annullare la missione online in modo da notificarne la non effettuazione all’Ufficio competente.
Verrà chiesto di provvedere alla restituzione dell’eventuale anticipo versato entro 15 giorni dalla data in cui avrebbe dovuto avere inizio la missione (vedi art. 14 del Regolamento missioni).
In caso di missione autorizzata e non effettuata per motivi indipendenti dalla propria volontà (vedi art.18 del Regolamento missioni) sono rimborsabili le spese sostenute e non direttamente rimborsabili dai fornitori dei servizi.
- DOCENTI IN ANNO SABBATICO
Il personale docente SISSA in anno sabbatico può recarsi in missione purché essa venga effettuata nell’interesse della Scuola.
- COLLABORATORI ESTERNI INSERITI NEL PROGETTO
Se sei un dipendente di ente pubblico/privato o impresa esplicitamente inserito nel gruppo di ricerca di un progetto gestito dalla SISSA puoi chiedere di recarti in missione nell'interesse della SISSA nell’ambito di quel progetto di ricerca
I rimborsi di trasferte effettuati nell'interesse della SISSA da coloro i quali non sono inseriti esplicitamente in un progetto o non sono dipendenti di enti pubblici/privati o di imprese (per es. personale in quiescenza, in attesa di occupazione, ecc.), vengono trattati tramite il gestionale degli ospiti.
- QUOTE ASSOCIATIVE ANNUALI - funzionali alla missione
In caso di pagamento di quote di iscrizione annuali funzionali alla missione (per es. per avere una riduzione del costo della quota d'iscrizione alla conferenza) scrivi una mail ad click to show email e click to show email o click to show email o click to show email a seconda dell'Area di cui fai parte
- QUOTE D'ISCRIZIONE A EVENTI NEL COMUNE DI TRIESTE
Soggetti
Tipologie di soggetti che, se debitamente autorizzati, possono recarsi, nell’interesse della Scuola, a partecipare a eventi nel Comune di Trieste e chiedere il pagamento diretto/rimborso della relativa quota d’iscrizione:
a. professori, ricercatori con contratto di lavoro subordinato a tempo indeterminato o determinato presso la Scuola;
b. dirigenti e personale tecnico amministrativo con contratto di lavoro subordinato a tempo indeterminato o determinato presso la Scuola;
c. dottorandi della Scuola, personale di ricerca, titolari di borse di qualsiasi tipo erogate dalla SISSA;
d. titolari di contratti di lavoro stipulati con la Scuola, a cui è richiesta - nell’interesse della SISSA- un’attività che esula la prestazione remunerata con il contratto stesso;
e. studenti iscritti ai corsi di perfezionamento/Master della Scuola;
f. tirocinanti all’interno di convenzioni stipulate tra la Scuola ed altre amministrazioni pubbliche o enti privati ed imprese;
g. personale esterno dipendente di enti pubblici o privati o di imprese, nell’ambito di progetti di ricerca della SISSA o di accordi/convenzioni tra la SISSA e i suddetti enti pubblici o privati o imprese;
Modalità
- Entro 10 giorni dalla scadenza per il pagamento della quota di iscrizione: la persona che intende iscriversi all’evento invia una mail ad click to show email ponendo in copia il Responsabile del fondo/progetto al quale andrà imputato il costo e il Coordinatore dell’Area di afferenza. Nell’oggetto deve comparire “Quota d’iscrizione – titolo evento, data”. Nel testo sono necessari il nome, il luogo dell’evento, il link alla pagina web dedicata alle quote d’iscrizione e l’indicazione del fondo/progetto sul quale andrà a gravare il costo
- Controllo della disponibilità dei fondi da parte delle Segreterie Scientifiche con la richiesta di controllo all’Ufficio Gestione Progetti se si tratta di fondi di progetto e invio dell’esito a tutti gli interessati
- Se la disponibilità c’è il Responsabile del fondo/progetto e il Coordinatore di Area rispondono autorizzando
- Richiesta dei dati all’Ente organizzatore dell’evento da parte delle Segreterie Scientifiche (modulo tracciabilità +copia documento identità del legale rappresentante se è un ente privato) con la Ragioneria in copia
- Protocollazione dei dati dell’Ente organizzatore in Titulus
- Preparazione dell’ordine di pagamento diretto da parte della Ragioneria
- Invio dell’ordine di pagamento all’Ente organizzatore dell’evento da parte delle Segreterie Scientifiche (mantenendo il partecipante e la Ragioneria in copia)
- A evento concluso il partecipante consegna alle Segreterie Scientifiche l’attestato di partecipazione e la fattura/debit note da rimborsare in caso abbia pagato da sé
- Le Segreterie Scientifiche redigono la lettera di liquidazione e la consegnano alla Ragioneria per il rimborso via bonifico del partecipante se ha pagato da sé, altrimenti inviano l’attestato alla Ragioneria che completa così la documentazione