Missioni

Il 22 luglio 2024 entra in vigore il nuovo Regolamento missioni nel testo approvato dagli organi e condiviso con rappresentanti degli studenti e dei docenti.

Dalla stessa data le missioni possono essere aperte solo attraverso la nuova piattaforma dedicata del CINECA "U-Web missioni", mentre quelle già aperte nel precedente applicativo SISSA possono essere chiuse solo attraverso lo stesso.

Viene introdotta anche la modalità digitale per la trasmissione dei giustificativi di spesa (ad eccezione di quelli relativi a missioni effettuate in Paesi nella black list, che dovranno essere consegnati in originale).

Solo nella fase di avvio di "U-Web missioni", per tutte le missioni concluse entro il 31.12.2024, è necessario che ogni utente conservi la documentazione originale cartacea per un periodo di 6 mesi.

Il Regolamento missioni è pubblicato sulle pagine dei Regolamenti della SISSA, su quella dell’Ufficio Segreterie scientifiche e reperibile anche su SISSA Web Services, sotto Missioni cliccando su "Rules".

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Il file del Regolamento missioni è allegato al termine della pagina

Per aprire/chiudere una nuova missione visita  la nuova piattaforma dedicata del CINECA U-Web missioni

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FAQ

APERTURA MISSIONE

Compila la richiesta di missione e inviala al più tardi 10 giorni prima della data di partenza.
Il vincolo dei 10 giorni è ridotto a 2 nel caso di missioni per Conduzione di esperimenti su soggetti volontari e Direttore/Segretario Generale e loro delegati. Per ottenere copertura assicurativa durante il tuo viaggio è obbligatorio aprire missione anche se non chiedi alcun rimborso a SISSA o se questa è già finanziata da Ente esterno.

TIPOLOGIE DI RIMBORSO

Le tipologie di rimborso sono:

• Analitico: in Italia e all’estero.
  Per ogni spesa da rimborsare va presentata una ricevuta di pagamento o fattura valida per il rimborso (vedi “Guida documenti missioni” in fondo);
• Rimborso forfettario: solo estero.
  Quota erogata sulle 24 ore compiute di missione (se minore di 24, viene corrisposta metà quota). Comprensivo di vitto, alloggio e trasporti urbani;
• Quota forfettaria per le sole spese di vitto: solo estero.
  Quota pari all’80% del massimale giornaliero per i pasti nell’Area di svolgimento della missione.

Per i limiti giornalieri divisi per Area consulta l’Allegato A nel Regolamento missioni. 

RIMBORSO FORFETTARIO (TRATTAMENTO ALTERNATIVO DI MISSIONE)

Il rimborso forfettario (o trattamento alternativo di missione) può essere scelto solo per missioni all'estero e consiste in una quota assegnata giornalmente al soggetto che si reca in missione. Il rimborso forfettario comprende alloggio, vitto e trasporti urbani, per le quali non è richiesta la presentazione di un documento giustificativo (scontrino o ricevuta) in fase di rimborso. Altre spese rimborsabili singolarmente su presentazione di documenti giustificativi sono viaggio a/r, visto e assicurazione sanitaria.

Le quote giornaliere dipendono dal luogo di svolgimento della missione e sono consultabili nell’allegato A del Regolamento missioni, punto 3. SPECIFICHE PER MISSIONI ALL’ESTERO, tabella b). La quota giornaliera rimborsata è esente da tassazione fino al limite di €77,47 al giorno; la parte eccedente tale limite concorre alla formazione del reddito imponibile del richiedente.

Per selezionare la richiesta di forfettario su U-Web devi:

1. in “Regolamento” seleziona “TES – Regolamento di Ateneo”;
2. in “Modalità di rimborso” seleziona “Indennità forfettaria e sole spese di viaggio”.

QUOTA FORFETTARIA PER LE SOLE SPESE DI VITTO

Puoi chiedere, a titolo rimborso per le sole spese di vitto, la corresponsione di una quota forfettaria pari all’80% dell’importo di competenza di cui all’Allegato A del Regolamento missioni, punto 3.II.

Si ricorda che questa modalità di rimborso è prevista SOLO PER LE MISSIONI ALL’ESTERO.

Per aprire missione con questa opzione:

1. Seleziona il fondo da usare per la missione (propria struttura o progetto);
2. Seleziona regolamento “LSMFM - REGOLAMENTO DI ATENEO - LUMP SUM FOR MEAL EXPENSES”;
3. Seleziona modalità rimborso "indennità forfettaria e sole spese di viaggio".

Questa tipologia di rimborso prevede:

• per il solo vitto una quota di rimborso forfettario giornaliero (che varia a seconda del paese di destinazione) e che sarà tassato per la quota di rimborso che supera i 51,65€ giornalieri;
• per l’alloggio un rimborso analitico (non tassato);
• per le spese di viaggio e trasporto un rimborso analitico (non tassato);
• per le altre spese un rimborso analitico interamente tassato. Per "altre spese", a titolo di esempio, si intendono le spese telefoniche/internet.

CONTRIBUTO ULTIMI ANNI (1.000 EURO) PER GLI ALLIEVI PHD DEL III E IV ANNO - quando e come posso usarlo?

Il contributo ultimi anni (€1.000) è utilizzabile per esigenze di formazione e per la creazione di una rete di contatti per il successivo collocamento. Non puoi richiedere il rimborso forfettario né anticipo o prepagato su questo tipo di contributo.

Per richiedere il Contributo:
 

Se la missione grava tutta sul Contributo ultimi anni:

1. in “Tipo Struttura” seleziona “ALSTR – Fondi struttura diversa”;
2. In “Struttura Pagante” seleziona “Ufficio Segreterie Scientifiche”;
3. Nelle Note inserisci “Contributo ultimi anni” e procedi normalmente con gli altri campi da riempire.

Se la missione grava sul contributo + un altro fondo:
apri due missioni separate (una seguendo le indicazioni sopra e l'altra selezionando il fondo che scegli) flaggando "missione cofinanziata" su ogni missione. Puoi creare due missioni identiche tramite il tasto "duplica". Ricorda di cambiare l'importo e il fondo dalla missione duplicata.

AUMENTO DELLA BORSA PhD

Puoi chiedere l'aumento della borsa di PhD se sei un allievo di PhD della SISSA che deve recarsi in missione all'estero per almeno 14 giorni segnalandolo esplicitamente nel modulo di apertura della missione.

Puoi richiederlo:
Se la missione ha solo aumento borsa senza altre spese ammissibili: 
 

1. Seleziona “missione senza spese”;
2. Scrivi nelle “note” che richiedi l’aumento della borsa;
3. Contatta areamission@sissa.it per avviare l’iter di approvazione agli organi di Area.

Se la missione ha altre spese (viaggio, visto, assicurazione):
 

1. Seleziona il fondo che dovrai usare per queste spese;
2. Scrivi nelle “note” che richiedi l’aumento della borsa;
3. Su “spese a preventivo” elenca le spese previste;
4. Contatta areamission@sissa.it per avviare l’iter di approvazione agli organi di Area.

ERASMUS+TIROCINI

Apri la missione compilando il modulo on line per il periodo di tirocinio/ricerca all’estero anche qualora tu sia vincitore di una borsa Erasmus+.

Per ulteriori informazioni contatta la Segreteria Didattica e Allievi - phd@sissa.it.

ECONOMICITÀ - VIAGGIO

Devi presentare l’economicità se il tuo viaggio si discosta dal viaggio standard, quindi quando:

1. parti o rientri in un luogo diverso da Trieste (o dalla tua sede di lavoro se non è Trieste);
2. parti o rientri in giorni diversi da quelli strettamente necessari al compimento della tua attività di missione.

Viaggio standard: partenza/rientro a Trieste (o aeroporti vicini) o dalla sede di lavoro se diversa da Trieste; partenza/rientro un giorno prima/dopo l’inizio/fine dell’attività svolta in missione a meno che la durata del viaggio renda necessaria un’estensione della decorrenza.

Come dimostro l'economicità?

Allega alla richiesta di apertura missione lo screenshot di una ricerca effettuata ad hoc (ad esempio su Skyscanner o Trenitalia) inserendo i dati utili ad attestare il costo del viaggio “standard”.

Esempio 1: parto da Milano per partecipare a un seminario a Londra il giorno 25 agosto (il seminario inizia il 26). Devo allegare la schermata dei voli da Trieste (luogo di partenza standard) a Londra il giorno 25 agosto.

Esempio 2: parto da Trieste il 23 (il seminario inizia sempre il 25), faccio la schermata dei voli/treni del giorno 24 (partenza del viaggio standard).

Non servono altri screenshot.

Se il costo del viaggio effettuato è superiore all’importo del preventivo del viaggio standard, verrai rimborsato fino al limite indicato nel preventivo. Se non verrà presentata l'economicità del viaggio, SISSA non rimborserà, nemmeno in parte, il viaggio non standard.

Durante i giorni di sospensione missione, le spese di assicurazione e tutte le altre spese sono a tuo carico.

INTERRUZIONE/SOSPENSIONE DI MISSIONE - Come posso inserirla?

Aggiungi una destinazione per ogni interruzione/sospensione e ripresa durante la missione indicando sempre lo stesso luogo.

Esempio: missione a Milano con partenza l’1/1, ritorno il 10/1 e sospensione il 9/1:

• Destinazione 1#Milano con durata dal 1/1 all’8/1;
• Destinazione 2#Milano con data 9/1 (specificare l’orario di fine – 23:59) flaggando la sospensione;
• Destinazione 3#Milano con data 10/1.

FONDI a copertura dei costi della missione

Dopo aver calcolato le spese per la missione, se sei un allievo, altro borsista, collaboratore o personale di ricerca, chiedi al tuo docente di riferimento quale fondo o progetto indicare a copertura del costo della missione.

Se la tua missione dev'essere coperta con fondi di un altro ente ma non ne hai certezza, apri comunque una missione inserendo poco budget.

Come apro una missione su fondi di progetto?

In sede di apertura missione seleziona il nome del responsabile del progetto (PI) e, se lo sai, nelle note specifica il numero o l'acronimo che lo individua; il PI selezionato verrà contattato automaticamente e potrà indicare il progetto al quale andrà imputato il costo della missione.

MISSIONE SU PIÙ FONDI - Come posso inserirla?

Se una missione verrà finanziata da più fondi dovrai aprire due missioni distinte flaggando l'opzione "Missione cofinanziata" su ciascuna missione. È possibile creare due richieste identiche attraverso il tasto "Duplica". Ricorda di cambiare l'importo e il fondo dalla missione duplicata.

QUOTE DI ISCRIZIONE PER CONVEGNI IN ITALIA

Se per un evento in Italia è previsto il pagamento di una quota di partecipazione, invia una mail a areamission@sissa.it almeno 10 giorni prima della data di scadenza del pagamento. In tal modo gli uffici possono verificare se il pagamento può essere effettuato direttamente dalla SISSA oppure no.

QUOTE ASSOCIATIVE ANNUALI - funzionali alla missione

Per ricevere il rimborso di quote di iscrizione annuali funzionali alla missione (per es. per avere una riduzione del costo della quota d'iscrizione alla conferenza) scrivi una  mail ad areamission@sissa.it + budget.physics@sissa.it/budget.math@sissa.it/budget.neuro@sissa.it in base all'Area a cui appartieni.

QUOTE D'ISCRIZIONE A EVENTI NEL COMUNE DI TRIESTE

Almeno 10 giorni prima della scadenza di pagamento della quota di iscrizione, invia a areamission@sissa.it una e-mail nella quale ci richiedi il pagamento, indichi il link all’evento e il fondo di imputazione.

MEZZO PROPRIO

Il mezzo proprio, essendo un mezzo "straordinario", dev'essere motivato in sede di apertura missione (vedi "MEZZI DI TRASPORTO STRAORDINARI" sotto).

L’indennità chilometrica verrà calcolata in automatico dal sistema secondo le tabelle ACI. Per permettere tale computo, è necessario inserire nel portale il numero di chilometri effettivamente percorsi.

È possibile chiedere in alternativa il rimborso degli scontrini relativi all’acquisto della benzina qualora più economici rispetto al rimborso chilometrico.

In fase di chiusura missione, al fine di ricevere il rimborso, è necessario copiare nelle spese a consuntivo la spesa per l'uso del mezzo proprio.

Il pedaggio autostradale può essere rimborsato su presentazione della singola ricevuta oppure dell’estratto conto Telepass.
La vignetta slovena, austriaca o di altri Paesi, può essere rimborsata su presentazione della ricevuta.

BIGLIETTI DI VIAGGIO pagati direttamente dalla SISSA

Se devi recarti in missione - e non sei un collaboratore esterno e non intendi usare il contributo per gli allievi di PhD del III e IV anno per la spesa del viaggio- puoi chiedere alla SISSA la prenotazione e il pagamento del viaggio.

MEZZI DI TRASPORTO STRAORDINARI

Devi motivare espressamente l'uso dei mezzi straordinari. Esso deve rispondere ad esempio ad una delle seguenti condizioni/criteri:

a) economicità (minor costo o medesimo costo complessivo dimostrato in fase di richiesta di autorizzazione della missione):
 

1. rispetto all’uso di mezzi ordinari;
2. rispetto al costo globale della missione in termini di risparmio nel pernottamento e/o vitto;

b) indisponibilità comprovata di mezzi ordinari;
c) destinazioni con scarsi servizi di trasporto pubblico, o collegate in modo non agevole in relazione alla durata del tragitto o al numero di mezzi pubblici da utilizzare;
d) particolari esigenze legate a condizioni di salute certificate da medico/struttura sanitaria; particolari esigenze orarie legate allo svolgimento del servizio; e. Particolari esigenze orarie legate allo svolgimento del servizio;

e) particolari esigenze orarie legate allo svolgimento del servizio;
f) trasporto di materiali e strumenti indispensabili per l’espletamento della missione, che non possono essere spediti (anche per questioni di economicità), né trasportati mediante mezzi di trasporto ordinari;
g) trasferimenti notturni per viaggi che iniziano o terminano dalle ore 22:00 alle ore 6:00.

CHIUSURA MISSIONE

Ricordati di chiudere sempre missione su U-Web dopo aver concluso il tuo viaggio, anche se non chiedi alcun rimborso a SISSA.

Se prima di partire SISSA ha prepagato per te delle spese (per es. biglietto aereo, “registration fee”), in sede di chiusura missione è necessario inserire le stesse nell’elenco delle spese.

Quando inserisci le spese sostenute su U-Web indica sempre la data di fruizione del servizio (ad es: inserisci la data in cui hai viaggiato/volato e non la data di acquisto del biglietto).

DIGITALIZZAZIONE Giustificativi di spesa

Scansiona tutti i documenti necessari al rimborso; per le missioni effettuate nei Paesi elencati nella black list (https://www.consilium.europa.eu/en/policies/eu-list-of-non-cooperative-jurisdictions/)  è necessario consegnare anche i documenti originali cartacei.

Scansiona i documenti analogici giustificativi della spesa  in formato PDF/A, JPG, JPEG, PNG, TIFF e caricali nella procedura informatizzata. Conserva sempre i giustificativi di spesa fino a quando non verrai rimborsato.

ATTESTATO DI PRESENZA – per allievi, altri borsisti, personale di ricerca

In caso di partecipazione a convegni/scuole/workshop/altri eventi è necessario allegare in sede di chiusura della missione l’attestato di presenza o, in caso di collaborazione scientifica, una dichiarazione del docente di riferimento in loco per il periodo delle attività o una dichiarazione del proprio docente di riferimento in SISSA.
 

ALLOGGIO/BOOKING.COM

I documenti attestanti la spesa per il pernottamento possono includere anche la prima colazione, la mezza pensione o la pensione completa.

Nel caso in cui il costo della prima colazione non sia incluso nel pernottamento ne è ammesso il rimborso, che concorre al raggiungimento del limite previsto per le spese di vitto.

Per il rimborso dell’alloggio prenotato tramite piattaforme online (Booking.com) sarà necessario presentare la fattura o la ricevuta fiscale che deve essere rilasciata dalla struttura ricettiva. Non sarà sufficiente la sola conferma di pagamento emessa dalla piattaforma, in quanto documento non fiscale.

SPESE NON RIMBORSABILI - Esempi

Esempi di spese non rimborsabili:

a. multe e penali;
b. servizi alberghieri extra (es. frigo bar);
c. deposito bagagli;
d. commissioni di carta di credito;
e. spese per check-in effettuati in aeroporto;
f. spese per bagagli aggiuntivi (oltre al primo in stiva), fatta salva la preventiva autorizzazione;
g. spese per il superamento dei limiti della franchigia bagaglio;
h. spese per eventi conviviali al di fuori dei pasti;
i. ogni altra spesa non strettamente riferibile alla missione.

CARNET DI BIGLIETTI

Se acquisti un carnet di biglietti per il bus/metro o altro mezzo ordinario, ti verranno rimborsati soltanto i biglietti convalidati a meno che non ne sia dimostrata l’economicità rispetto all’acquisto di biglietti individuali.

MISSIONI NON EFFETTUATE - Annullamento

Se non sono state sostenute spese prima della partenza, sarà sufficiente annullare la missione online in modo da notificarne la non effettuazione all’Ufficio competente.

Verrà chiesto di provvedere alla restituzione dell’eventuale anticipo versato entro 15 giorni dalla data in cui avrebbe dovuto avere inizio la missione (vedi art. 14 del Regolamento missioni).

In caso di missione autorizzata e non effettuata per motivi indipendenti dalla propria volontà (vedi art.18 del Regolamento missioni) sono rimborsabili le spese sostenute e non direttamente rimborsabili dai fornitori dei servizi.

MISSIONI ALL'ESTERO IN ZONE A RISCHIO

Se ti rechi in missione all’estero in zone a rischio geo-politico e socio sanitario, nella fase di preparazione del viaggio, sei invitato a consultare le Linee Guida per la sicurezza delle missioni all’estero in zone a rischio geo-politico e socio-sanitario del personale delle Università pubblicato dalla CRUI e dal CUCS (Sicurezza nelle missioni all’estero: le Linee guida - CRUI - Conferenza dei Rettori delle Università italiane) ed a fare riferimento al sito del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale (MAECI) Viaggiare Sicuri.

DOCENTI IN ANNO SABBATICO

Il personale docente SISSA in anno sabbatico può recarsi in missione purché essa venga effettuata nell’interesse della Scuola.

COLLABORATORI ESTERNI INSERITI NEL PROGETTO

Se sei un dipendente di ente pubblico/privato o impresa esplicitamente inserito nel gruppo di ricerca di un progetto gestito dalla SISSA puoi chiedere di recarti in missione nell'interesse della SISSA nell’ambito di quel progetto di ricerca

I rimborsi di trasferte effettuati nell'interesse della SISSA da coloro i quali non sono inseriti esplicitamente in un progetto o non sono dipendenti di enti pubblici/privati o di imprese (per es. personale in quiescenza, in attesa di occupazione, ecc.), vengono trattati tramite il gestionale degli ospiti.